25 نکته برای یک دفاع عالی و به یاد ماندنی

همه دانشجویان ارشد و دکتری، دست کم برای یک بار هم که شده، مجبور شده اند جلوی جمع کنفرانسی را ارائه دهند. از قدیم گفته اند که سخنوری یکی از هنرهای مهم و از جمله قابلیت های انسان های بزرگ است. دانشجویانی هم که تصمیم دارند در آینده، در رشته تحصیلی شان موفق و شاخص شوند، خواه ناخواه باید این توانایی را در خودشان پرورش دهند. 

همه ما، بارها با این شرایط مواجه شده ایم که بر حسب اجبار و یا از روی انتخاب، مطالبی را برای جمعیتی ارائه کنیم؛ این موضوع برای کسانی که برای اولین بار دست به این کار می زنند، با استرس و اضطراب و نگرانی هایی همراه است. از قضا همه دانشجویان، این شرایط را تجربه کرده اند.

یکی از مهم ترین موقعیت هایی که هر دانشجو، مجبور است یک ارائه کامل، دقیق و سرنوشت ساز داشته باشد، در زمان دفاع پایان نامه است. دفاع تاثیرگذار، دقیق و همراه با تسلط و تمرکز از پایان نامه، از جمله دلایل اصلی امتیاز دهی داوران محسوب می شود و به همین دلیل به همه دانشجویان پیشنهاد می کنیم، با دقت، نکات زیر را مرور و تکرار کنند. مطالعه نکاتی که در ادامه این مطلب آمده می تواند، آمادگی شما را در هنگام دفاع بالا ببرد. به ویژه دوستانی که در ارائه یا سخنرانی کمی مشکل دارند، می توانند با دقت و تمرین این نکات، مشکل شان را حل کنند.  

 هنگامی که می خواهید یک موضوع را در جلسه ای (با هر تعداد شرکت‌کننده) توضیح دهید، و یا گزارشی از فعالیت های انجام شده در یک پروژه را ارائه کنید و یا حتی در یک جمع دوستانه صحبت کنید، مطمئنا کار سختی خواهید داشت. تصور کنید چندین جفت چشم کوچک ترین حرکات شما را زیر نظر دارند و چندین جفت گوش حرف به حرف شما را می شنوند و بر اساس این دیده ها و شنیده ها در مورد شما و مطالبی که ارائه می کنید قضاوت می کنند. از سوی دیگر شما ملزم به اقناع آنها و یا دفاع از عملکردتان و یا حتی اثبات خودتان هستید. در هر جایگاهی که قرار دارید فرقی نمی کند، شما در موقعیت خطیری قرار گرفته اید. پس سعی کنید بهترین باشید؛ 

دو اصل بسیار مهم را فراموش نکنید: 

اول اینکه نسبت به مطالبی که می خواهید ارائه دهید تسلط کامل داشته باشید

دوم اینکه خونسردی و آرامش خود را حفظ کنید.

شما با رعایت این دو اصل و توجه به نکاتی که در پی خواهدآمد علاوه بر یک ارائه خوب، یک جلسه زیبا و به یادماندنی را برگزار خواهید کرد.

1- مخاطبان را شناسایی کنید؛
اگر شما سطح علمی، فرهنگی و حتی شخصیتی مخاطبان را بدانید، ارتباط بهتری با آنان برقرار می کنید و آنچه را که آنها دوست دارند یا می خواهند بشنوند ارائه می دهید و این یعنی اثرگذاری بهتر و بیشتر.
2- یک پیام مشخص داشته باشید. خلاصه وگویا؛
قبل از اینکه کار تهیه مطالب خود را شروع کنید، پیام کلیدی خود را مشخص کنید. در واقع پیام شما باید بتواند مخاطبان را به یک راه مشخص رهنمون و امکان تفکر در مورد راه های دیگر را فراهم سازد.
3- برای هر تصویر متن کوتاهی آماده کنید؛

توجه داشته باشید که به ازاء هر تصویر (متن یا عکس) که در قالب پاورپوینت پخش می کنید، خلاصه ای از موضوع مربوط به آن را ارائه دهید. این خلاصه می تواند شفاهی باشد یا به صورت زیرنویس ارائه شود. این باعث خواهد شد تا در وقت صرفه جویی شده و شما هم سررشته بحث را از دست ندهید.
4- مطالب و مفاهیم خاص را برجسته کنید؛

مطالبی که توضیح آنها برای «پذیرش» مخاطب «اهمیت» بیشتری دارد را مشخص کنید.
5- قبل از جلسه، تمرین کنید؛ تمرین کنید؛ تمرین کنید؛

این یکی از اصلی ترین شرط های موفقیت شما است؛ چرا که هم باعث تقویت قدرت بیان شما و تسلط بیشتر بر روی موضوع مورد بحث می شود، و هم اینکه به خوبی مقدار زمان مورد نیاز برای ارائه را به دست می آورید.
6- ساختار مفید و اثربخشی برای ارائه طراحی کنید؛
طرح «مسئله» و «حل» آن بهترین روش برای ارائه قدرتمند یک مطلب است. اول «مسئله» را بیان کنید، بعد «راه‌حل» را ارائه دهید و آن را با یک مثال توضیح دهید.
7- جمله «همه تیزهوش نیستند» را فراموش نکنید؛
همه مخاطبان شما افراد تیزهوش نیستند. پس سعی کنید مطالب را خیلی ساده و غیرپیچیده ارائه کنید، در هر ساعت صحبت کردن 3 الی 4 نکته را شرح دهید.
8- محکم و خوب شروع کنید؛
یک شروع خوب، موفقیت را تضمین می کند. از روش های مختلف استفاده کنید، گاهی یک حکایت یا قصه یا یک خاطره و در بعضی مواقع پرداختن به اصل مطلب می‌تواند شروع خوبی باشد.
9- از نمودار و چارت استفاده کنید. پاورپوینت بسیار مفید است؛
بسیاری از مخاطبان شما نمی توانند هم زمان با شما اعداد و آمار ارائه شده را تجزیه و تحلیل کنند. نمودار کمک می‌کند تا سریع تر به موضوع دست پیدا کنند و با شما همراه شوند.
10- پایانی با شکوه داشته باشید؛
بسیاری از مخاطبان آخرین مطلبی را که شما می گویید به خاطر می سپارند؛ مطمئن شوید که آخرین مطالبی که می‌گویید همان هایی هستند که می خواهید مخاطبان به آن بیشتر توجه کنند.

11- بر روی نکات مهم تسلط داشته باشید؛
اگر شما نکات مهم را بدانید راحت‌تر می توانید مخاطبان را قانع کنید و علاوه بر آن با آرامش و بدون استرس خواهید بود.
12- خوب تنفس کنید؛
13- از چشمانتان استفاده کنید؛

حتما از چشمانتان برای برقراری ارتباط با مخاطب استفاده کنید، با این کار مخاطبان احساس بهتری خواهند داشت و شما می توانید تاثیر صحبت های تان را ببینید.
14- تجهیزات مناسب را آماده کنید؛
هر جلسه ای، نیازمند تمهیدات خاصی است. تجهیزات مورد نیاز (نه کم و نه زیاد) از قبیل دستگاه نمایش، وایت‌برد، کامپیوتر و... را آماده کنید.
15- تجهیزات را امتحان کنید؛
قبل از شروع جلسه تجهیزاتی را که قرار است استفاده کنید یک بار امتحان کنید، خرابی و یا عدم کارایی مناسب هرکدام از دستگاه ها (حتی یک ماژیک وایت برد) می تواند تاثیر بسیار منفی بر مطالب شما داشته باشد.
16- بدانید که شما مرکز توجه هستید؛
قبل از شروع جلسه فقط صدای شما شنیده می شود، هر حرکت شما تاثیر مستقیم بر مخاطب داشته و می تواند جلسه شما را زیباتر یا زشت‌تر نماید. پس با تمام وجود عمل کنید.
17- «لبخند» را فراموش نکنید؛
لبخند، به تسلط بیشتر شما و احساس مثبت حاکم بر فضای ارائه شما  کمک زیادی می کند.
18- هنگام ارائه، «خودتان» باشید؛
سعی نکنید از حرکات مصنوعی استفاده کنید، اقدامات تصنعی کاملا دیده می شوند، خودتان باشید و بگذارید زبان بدن شما طبیعی باشد.
19- تا آنجا که ممکن است از روی نوشته نخوانید؛
خواندن مطلب از روی نوشته باعث می شود که ارتباط شما با مخاطبان دچار خدشه گردد، دستان تان نیز از اثرگذاری باز می ماند، در عوض می توانید از یادداشت های روی چارت یا تصویر استفاده کنید.
20- مخاطبان را درگیر بحث کنید؛
همیشه می توانید مخاطبان را وارد بحث کنید. از آنها سوال کنید و جواب بخواهید، اما اصرار نکنید، شما می‌توانید از سایر روش ها نیز برای مشارکت بیشتر و همراهی آنها استفاده کنید (نوشتن پای تخته، قرائت یک متن یا ...)
21- از شوخی کردن نترسید؛
شما می توانید با استفاده از مزاح های کوچک محیط را جذاب‌تر کنید، اما در عین حال توجه داشته باشید که شوخی نا به جا یا افراط در مزاح، تاثیر معکوس خواهد داشت.
22- خودتان را جای مخاطب بگذارید؛
اگر شما به جای مخاطب نشسته بودید، چه حالی داشتید، آیا گرمای اتاق، نور محیط، و... مناسب است؟ شما باید به آنها اهمیت ویژه بدهید تا آنها هم شما را باور کنند.
23- از کارتان بازخورد داشته باشید؛

شما در هر حالی می توانید بازخورد بگیرید، شفاهی یا کتبی، در انتهای جلسه از پرسشنامه‌های ساده استفاده کنید تا بتوانید در آینده کارتان را بهبود بخشید.
24- وقت را تنظیم کنید و بیشتر از آن سر مخاطبان را درد نیاورید!
25- فراموش نکنید؛ دیگران از دیدن و شنیدن یک ارائه زیبا و مسلط، «لذت» می برند، پس هیچ وقت از روی احساس اجبار یا وظیفه، ارائه ندهید.